Come organizzare la settimana lavorativa se sei un professionista del mondo cinofilo e lavori con i cani

Organizzazione lavorativa Giornaliera/Settimanale/mensile

per ottimizzare la concentrazione ed i risultati!

“Uno dei segreti del portare a termine il lavoro al meglio
è stilare ogni giorno una lista delle cose da fare, tenerla bene in vista
ed utilizzarla come guida durante la giornata.”
-Jean de La Fontaine, poeta francese nato nel 1621

Da professionista hai sul piatto molte di cose in ballo nello stesso momento.

Se non hai ancora dato il via alla tua attività, ne avrai tante anche mentre ti stai preparando a lanciarla. L’organizzazione è la chiave per restare sempre lucidi e convertire il proprio Dog Business in un business profittevole.

Alcune persone nascono con uno spirito di organizzazione spiccato, mentre altri sgranano gli occhi al solo pensiero.

Forse anche tu hai sgranato gli occhi quando hai letto il titolo di questo capitolo. Se è così – e stai incontrando delle difficoltà nella tua attività, come ad esempio lavorare per molte ore ritrovandoti con poco o addirittura niente alla fine di ogni mese – puoi continuare a fare ciò che fai… ma non aspettarti di ottenere quel famoso successo di cui tanto si parla.

Devi essere veramente organizzato per poter avere successo, e saper essere – e restare – organizzati non è poi così difficile.

Come per qualsiasi lavoro o obiettivo, renderlo gestibile è ciò che lo fa funzionare.

Puoi riacquisire facilmente il controllo del tuo lavoro e organizzarti partendo dal suddividere ogni cosa in attività giornaliere, settimanali o mensili. Ma prima di prendere in mano la tua agenda ed iniziare a stilare liste, c’è un posto da cui iniziare.

Pulizia del tuo studio o area di lavoro

Si dice che lo stato in cui si trovano le nostre case, ordinate o caotiche, è spesso il riflesso dello stato, organizzato o confuso, dei nostri cervelli.

Lo stesso concetto vale per i nostri uffici, o zone di lavoro. Se il tuo ufficio è un disastro, ti consiglio di inserire “pulire l’ufficio” come prima attività nella tua lista delle cose da fare.

È molto improbabile che un cervello disordinato possa gestire un business di successo.

Sicuramente che ci sono delle eccezioni, ma sono solo eccezioni.

Lavorare in un ufficio in disordine non favorisce la creazione di un business di successo. Pensa a qualsiasi ufficio di un importante dirigente in cui sei stato (se non sei stato in nessun ufficio di un direttore pensa agli uffici che hai visto nei film). Di solito le scrivanie dei dirigenti sono pulite e impeccabili ed hanno un sacco di spazio libero. Questo gli dà l’abilità di focalizzarsi sul lavoro che hanno davanti.

E quello che va bene per un alto dirigente va bene anche per te!

Anche se non miri a diventare un importante direttore scommetto che punti a costruire un business di successo.

Anzi, ne sono sicura perché stai ancora leggendo.

A parte eliminare il caos e creare un ambiente che ti permetta di concentrarti sul tuo lavoro, un ufficio ordinato è anche un ufficio efficiente. Quanto tempo perdi ogni giorno cercando documenti, file o persino una spillatrice?

Ogni minuto che butti a causa della confusione è un minuto che perdi su un lavoro più produttivo e più remunerativo. O ancora, ogni minuto che sprechi è un altro minuto in cui potresti stare fuori dall’ufficio a goderti il tuo tempo libero insieme al tuo cane. Metti in ordine il tuo ufficio e organizzati!

E mentre stai pulendo e riorganizzando, pensa a dove collochi le cose. Assicurati che file, libri e materiali che usi frequentemente siano a portata di mano.

Allo stesso tempo, non sprecare spazio utile sulla tua scrivania ingombrandola con oggetti che non usi molto spesso.

Le icone sul tuo computer e telefono sono ordinate rendendoti più facile trovare il documento che stavi cercando o avviare il programma che ti serve?

Oppure ci sono icone ovunque, a casaccio, facendoti perdere tempo a cercare prima di cliccare?

Portare A Termine

Hai notato la citazione all’inizio di questo post? Se non l’hai fatto, torna indietro e leggila.

Sembra che le liste delle cose da fare siano in circolazione da molto tempo! Non importa se stampi o scrivi a mano le tue liste ; ciò che è importante è metterle in un punto dove puoi vederle ogni giorno, in modo da rispettare il programma. Ti esorto a suddividere la tua lista in attività mensili, settimanali o giornaliere. Portale a termine e spuntale!

Organizzazione Mensile: dal 29 al 31 di ogni mese

Stila la lista dei tuoi obiettivi e delle cose importanti da fare per il mese successivo tra il 29 e il 31 di ogni mese. Puoi iniziare con qualsiasi cosa importante che hai rimandato o con tutte quelle cose che fino ad ora hai evitato.

Ogni lista che scrivo, inclusa quella mensile, comprende 10 punti o meno. Ho realizzato che avere più di 10 punti su una lista rende più stressati. E l'obiettivo di queste liste è organizzarsi e rimuovere lo stress, non provocarlo!

Un sovraccarico di cose da fare scritte sull’elenco diventa opprimente e crea frustrazione e fallimento. Questo è uno di quei casi in cui meno è decisamente meglio. Scrivere la lista su un post-it dalle dimensioni standard è il modo perfetto per avere un elenco con meno di 10 elementi.

Sulla tua lista mensile includi tutto ciò che devi assolutamente concludere entro la fine del mese. Assicurati di aggiungere la data entro la quale ti serve completare ogni punto, per restare sempre sul pezzo.

Una volta che hai finito di scrivere il tuo elenco di cose da fare, organizzalo in base alla data nella quale devi svolgere ogni attività. Metti una stellina accanto ad ogni compito che fai più fatica a svolgere.

Ecco un esempio di una delle mie liste mensili:

  • Registrazione tutorial entro il 10 gennaio.
  • Parla con Erica riguardo appuntamento per lavoro con Brand di pet food entro l’11 gennaio.
  • Aggiorna il testo della pagina iniziale del sito entro il 14 gennaio.*
  • Rinnova polizza assicurativa entro il 14 gennaio.
  • Prepara testi per libro.
  • Questo mese crea almeno 5 nuovi post per il blog entro il 25 gennaio.*
  • Consegna a ufficio stampa contenuti per mediakit aggiornato entro il 30 gennaio.*

*Premiati con qualcosa di speciale quando completi un’attività con la stellina.

Organizzazione della Domenica: Lista Settimanale

Come la maggior parte degli imprenditori, inizio la mia settimana lavorativa il lunedì mattina. La domenica sera passo un po' di tempo ad organizzare la settimana buttando giù sia una lista delle cose da fare il giorno successivo, sia un elenco delle attività da fare durante tutta la settimana. Questo mi aiuta nella transizione dal weekend all’imminente inizio della settimana lavorativa e mi aiuta ad avere assoluta chiarezza riguardo ciò che ho da fare in quei giorni. Trovo che l’organizzazione della domenica sera sia uno degli aspetti organizzativi più importanti per le mie attività della settimana successiva.

Fate in modo che la vostra lista della settimana contenga:

  • Fatturato/Contabilità
  • Marketing
  • Attività che necessitano di essere effettuate
  • Chiamate da fare
  • Qualsiasi cosa che stai rimandando
  • Cose che stai evitando di fare ma che sai di dover fare
  • Qualsiasi cosa nella lista della settimana precedente che non hai completato

Potete aggiungere cose alla lista man mano che la settimana avanza e man mano che depenni ciò che hai già fatto (ricorda di non mettere più di dieci elementi alla volta). Avere tutto chiaro prima di iniziare la settimana di lavoro mi aiuta a partire in quarta non appena inizia il lunedì mattina.

Troverai che la tua lista settimanale è anche ciò che ti da le idee per la tua lista di ogni giorno.

Lista Quotidiana delle Cose da Fare

La tua lista quotidiana delle cose da fare dovrebbe iniziare la sera prima. Al termine di ogni giornata lavorativa scrivo una chiara lista delle attività da fare per il giorno dopo. In questo modo, alla fine della giornata posso realmente mettere da parte il lavoro e vivermi la mia vita, sapendo di avere tutto pronto sulla lista che mi aspetterà il giorno successivo. Posso partire in quarta dopo aver trascorso una serata piacevole facendo qualunque cosa tranne preoccuparmi di cosa ci sia sulla mia agenda per l’indomani.

Ho già preparato tutti i dettagli mentre erano ancora freschi nella mia mente. Rivedi velocemente la tua lista settimanale e quella mensile e inserisci le attività necessarie da quelle nella tua lista del giorno.

Poiché bevo il caffè ogni mattina, scrivo la mia lista per il giorno dopo su un post-it e lo attacco sulla scatola del caffè la sera prima, così da poterla vedere subito il mattino seguente. Se c’è qualcosa che non voglio dimenticare per il giorno dopo, lo scrivo su un post-it e metto anche quello sulla mia scatola del caffè. A volte ho tre o quattro post-it sulla scatola! È il punto perfetto per tutte quelle cose che non voglio avere in mente al momento, ma che ho bisogno di ricordare il giorno dopo.

Dove potresti posizionare la tua lista del giorno dopo in modo da vederla subito al mattino?

DRITTA PER IL SUCCESSO

Se stai scrivendo la tua lista al computer, ricordati di STAMPARLA la sera prima in modo da vederla appena sarai pronto ad iniziare la tua prossima giornata di lavoro. La mia lista va dritta sulla mia scatola del caffè, dove posso vederla subito appena sveglia. Dove posizionerai la tua?

Depenna le attività sulla lista quando le porti a termine. Ogni volta che cancelli un punto della tua lista, hai compiuto un altro passo verso il successo e la creazione di un business vincente. Mantieni comunque le tue liste in una posizione in cui puoi vederle ogni giorno.

Depennare le attività una volta completate ti darà inoltre un senso di realizzazione. E non esitare a gratificarti per aver completato un’attività impegnativa!

Come motivi i tuoi cani? Con un premio, giusto? Perché non impostare un sistema di ricompense anche per te. Per esempio, “Quando avrò terminato la contabilità della settimana, andrò…” inserisci il tuo premio qui e goditelo!

Organizzazione della Sera Prima: 5 minuti di Pulizie Frenetiche

Inevitabilmente, quando concludo una giornata impegnativa di lavoro, in ufficio ci sono i contratti dei clienti sparsi ovunque e altri documenti che devono essere schedati. Non avere il mio ufficio pulito e in ordine alla fine di ogni giornata lavorativa, mi porta a sentirmi stressata e ansiosa quando inizio il lavoro d’ufficio il giorno dopo.

Sentirsi stressati e ansiosi non è assolutamente il modo giusto per iniziare la giornata, e non è il modo di gestire un'attività cinofila di successo.

Dopo aver scritto la tua lista delle cose da fare per il giorno dopo, il tuo ultimo compito in ufficio dovrebbe essere quello di prenderti 5 minuti per sistemare l’ufficio. Alla fine di ogni giornata di lavoro, imposto un timer per 5 minuti e mi concentro sull’organizzare fatture e documenti di quel giorno.

È fantastico cosa si può ottenere in 5 minuti concreti di concentrazione a pulire e organizzare. In soli 5 minuti solitamente il mio ufficio è in ordine. E tra un ufficio sistemato e una lista di cose da fare per il giorno dopo, sono libera di andare a godermi le attività della serata senza dover pensare al lavoro o al mio ufficio caotico.

Se hai dovuto prenderti una pausa dal leggere questo post per pulire accuratamente e riordinare il tuo ufficio, fatti coraggio. Se dedichi cinque minuti a questa attività alla fine di ogni giornata, non dovrai più farlo. Certo, dovrai dare una pulita una volta tanto, ma sarà più facile dato che non dovrai lavorare in mezzo alla confusione.

Creare un Piano Orario

Creare un piano orario per te stesso e il tuo business può essere una delle azioni più illuminanti che tu possa prendere nella tua azienda.

Perché? Perché solitamente noi, da imprenditori, siamo così focalizzati sulle attività quotidiane che non abbiamo un quadro chiaro di dove stia andando il nostro tempo ogni settimana o mese.

Puoi creare una tabella di marcia in Excel.

Assicurati di includere regolarmente attività personali e attività aziendali, ed evidenzia le diverse categorie in modo da poter vedere come spendi il tuo tempo relativamente alle attività produttive, al tempo con la tua famiglia e i tuoi amici, all’attività fisica, all’alimentazione, ecc. Crea le tue categorie personalizzate e divertiti.

Inizia creando una Tabella Oraria Attuale che mostra com’è distribuito il tuo tempo al momento, e successivamente crea un Piano Orario Ideale che mostra come vorresti che fosse distribuito il tuo tempo.

Quando chiedo ai clienti a cui faccio da dog business coach di creare il loro piano orario attuale e quello ideale, molti di loro riempiono tutti gli spazi. È importante lasciare alcuni spazi vuoti in ogni giornata, per emergenze che potrebbero verificarsi e/o per lasciare della spontaneità in ogni giorno. Nel tuo, assicurati di includere blocchi temporali che hanno senso per te.

È importante anche guardare dove sono situate le tue attività produttive nella tabella. Alcuni professionisti cinofili che hanno difficoltà economiche e che utilizzano questi piani orari, realizzano che non stanno investendo tempo sufficiente nelle attività produttive. Iniziano quindi a concentrarsi sull’incorporare più attività produttive dirette e d’ufficio nella loro tabella di marcia e solitamente i loro margini di profitto aumentano!

Chiama a raccolta la tua Squadra per Aiutarti ad Organizzare e Offrire Sostegno

Da professionisti, spesso siamo abituati a fare le cose da soli, e come lavoratore autonomo probabilmente anche tu rientri in questa categoria.

Ci dimentichiamo che possiamo chiedere una mano. Un aiuto non ha bisogno di arrivare sotto forma di qualcuno che svolge il lavoro per noi. Può semplicemente essere qualcuno che ci supporta nel nostro lavoro.

Il sostegno spesso coltiva il successo, o almeno così è stato nel mio caso. Mi piacerebbe condividere alcuni modi che ho trovato per avere del sostegno prezioso e che mi hanno aiutato immensamente sul mio cammino verso la creazione di un Dog Business di successo. Ritengo che anche tu troverai i suggerimenti ai supporti aziendali qui di seguito ugualmente utili per costruire il business dei tuoi sogni.

Strumenti di Supporto Aziendale: il Bookending

Il bookending è un valido sostegno e consiste nel telefonare ad un amico prima di iniziare un’attività che richiede coraggio, attenzione o una grande quantità di tempo. Semplicemente chiama un tuo amico e digli che cosa stai per fare, perché è un compito così arduo e che cosa vuoi impegnarti a realizzare. Fagli sapere che lo chiamerai quando avrai completato il lavoro.

Se ti risponde la segreteria telefonica, lasciagli un messaggio dettagliato. Non è tanto il raggiungere una persona reale, ma si tratta piuttosto di rendersi conto che a volte, solo sapere di aver lasciato un messaggio che un tuo amico ascolterà, è già abbastanza per aiutarti a portare a termine il lavoro.

Strumenti di Supporto Aziendale: Rapporto Quotidiano ad un Collega

Conosci un altro professionista che potresti supportare e che potrebbe supportarti? Chiedi a quella persona se sarebbe disposta a ricevere le tue e-mail la mattina o ricevere una breve chiamata che illustra cosa farai durante quella giornata. Falle sapere inoltre che le manderai una mail o la chiamerai alla fine della giornata lavorativa, per riferirle in merito ai tuoi risultati. Dille che anche tu vorresti esserci per lui in questo stesso modo, così anche lui potrà restare in riga con le sue attività quotidiane.

Ecco alcune idee per renderla un’esperienza incoraggiante per entrambi:

  • Stabilite un orario regolare per inviare mail o chiamare. Decidete chi chiamerà chi, se state usando il cellulare per fare rapporto.
  • Se stai usando il cellulare per fare rapporto quotidiano con il tuo collega, mantieni la telefonata breve e incentrata sul business. Qui non si tratta di parlare di informazioni personali, a meno che entrambi siate d’accordo nel farlo. Potete farlo una volta conclusa la giornata di lavoro. Il punto qui è che ciascuno di voi resti in pista con ciò che si sta impegnando a portare a termine quel giorno.
  • Concordate di non dare pareri sulle azioni dell’altra persona finché non vi viene richiesto. Decidete di supportarvi l’un l’altro e di incoraggiarvi a vicenda piuttosto che dare consigli non richiesti.
  • Stabilite per quanto tempo proverete questa iniziativa. Dalle due alle quattro settimane è un buon lasso di tempo nel quale potrete stabilire se siete la scelta migliore. E se la scelta è giusta allora non fermatevi! Entrambi ne trarrete vantaggio.

Strumenti di Supporto Aziendale: Pranzo Settimanale Organizzativo

Gli imprenditori sono spesso un gruppo isolato di persone. Specialmente quelli che si occupano di attività cinofile! Siamo al telefono o con gli animali ma poco faccia a faccia con le persone. Questa è una delle ragioni per cui ho trovato che questo mezzo di supporto mi è di grande aiuto nella vita. Implica un contatto costante con un amico.

Ecco come funziona:

  1. Trova un amico che sia un lavoratore indipendente o che abbia degli orari di lavoro molto flessibili. Amplia la tua rete di appoggio scegliendo un amico che non sia il collega a cui fai già rapporto quotidianamente!
  2. Stabilite un giorno fisso per incontrarvi nelle rispettive case a settimane alterne per fare l’archiviazione dei documenti e/o la contabilità, o altre attività imprenditoriali che possono essere svolte facilmente sul proprio computer a casa di qualcun altro.
  3. Decidete se volete prepararvi il pranzo a vicenda. In tal caso, fate a turno per ospitare il meeting e preparare il pranzo.
  4. Gustatevi una chiacchierata di un’ora riguardo le due settimane appena trascorse, e successivamente passate al business una volta finita l’oretta di pranzo.
  5. Svolgi le tue attività di documentazione o qualsiasi altra cosa ti sia portato su cui lavorare per circa 90 minuti o giù di lì.

STEP D'AZIONE

Organizzazione quotidiana e 5 minuti di pulizia frenetica alla fine della giornata lavorativa: scrivi la sera prima la tua lista quotidiana delle cose da fare. Determina dove vai sempre ogni mattina e metti la tua lista lì, in modo da vederla come prima cosa al mattino appena ti svegli. Inserisci i 5 minuti di pulizia sulla tua lista finché non diventa un’abitudine regolare alla fine della giornata. Fai caso a quanto ti senti bene quando inizi la tua giornata di lavoro con una scrivania e un ufficio in ordine.

STEP D'AZIONE

Organizzazione dell’ufficio: se il tuo ufficio necessita più di 5 minuti di pulizia veloce, allora inserisci una sessione di pulizia dell’ufficio di 30 minuti nella tua lista quotidiana delle cose da fare, e fai tante sessioni da 30 minuti quante ne servono per avere il tuo ufficio in ordine e organizzato.

STEP D'AZIONE

Organizzazione settimanale e mensile: evidenzia sul tuo calendario le domeniche e il 29 di ogni mese per fare la preparazione settimanale e mensile e impegnati a fare quello che hai annotato. Stampa le tue liste settimanali e mensili quando le crei e riponile dove puoi vederle ogni giorno. Divertiti a depennare le cose dalla lista. Osserva quanto sei diventato più concentrato e quante cose hai portato a termine.

STEP D'AZIONE

Crea una tabella oraria reale e una tabella oraria ideale. Evidenzia con colori differenti le diverse categorie che determinano le varie attività che stabiliscono come utilizzi il tuo tempo. Assicurati di includere spazi bianchi nel tuo piano orario ideale!

STEP D'AZIONE

Scegli uno o più strumenti di supporto elencati in questo post. Fai caso a quanto il tuo business migliora semplicemente dando e ricevendo supporto da un altro professionista.

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Al tuo successo 🚀

Elisa Guidarelli